مديريت مبتنی بر هدف

آموزش, پژوهش و مشاوره در ارتباط با مدیریت و سازمان

عوامل موثردر اجرا و موفقیت برنامه تحول اداری

 

تهیه وتنظیم : داودکیا کجوری عضو هیات علمی دانشگاه

  

بررسی تجارب موفق کشورها ،تحلیل یافته های علمی وتوجه به تجربه چندساله اجرای برنامه تحول اداری و وضعیت راهبردی نظام اداری، بیانکر این واقعیت است که برنامه اصلاحات اداری کشور قابلیت اجرادارد ومی توان به موفقیت آن امید داشت مشروط بر این که عواملی که در این امر موفقیت موثرند شناسائی و مورد توجه قرار گیرند . عوامل زیر به عنوان یک مدل برای اصلا حات اداری مطرح شده اند:

1_تعیین قلمرو و محدوده اصلاحات اداری

گستره برنامه اصلاحات اداری می تواند زمینه های مختلفی را شامل شود . تعدد موارد و زمینه ها ی اصلاحات می تواند هدایت و راهبری ان را در سطح ملی و یا یک دستگاه اجرایی با دشواری روبرو کند و متقابلا محدود کردن اصلا حات و عدم توجه به موارد ضروری می تواند پروسه اصلاحات اداری را به صورتی نامعقولی طولانی کند. لذا تعیین حد مناسبی از برنامه های اجرایی که تناسب لازم با نیازها ، امکانات ،توانمندی نیروی انسانی ومقتضیات ملی راداشته باشد ضروری می نماید .این امر تاثیر مستقیمی بر برنامه ریزی و اجرای موفق برنامه اصلاحات دارد.

 

2 پیش بینی زمان مناسب برای انجام اصلاحات

از انجا که تحول امری تدریجی و زمان بر است ، هر چه سرعت تغییرات ناشی از اجرای برنامه اصلاحات بیشتر باشد احتمال موفقیت واجراشدن آن کمتر می شود. برنامه اصلاحات به دلیل ماهیت خود (که تغییرات اساسی را به دنبال دارد)با مقاومت روبرومی شود ،منافع افراد را به خطر می اندازد،در محیط کار ایجاد ناامنی می کند و ضرورت یادگیری واشنا شدن مجریان با اهداف و نحوه اجرا ،تحقق آن را با کندی مواجه می کند. لذا برای موفقیت آن ، باید زمان مناسبی پیش بینی شود . تاکید می شود که " این زمان باید مناسب باشد" زیرا طولانی شدن بیش از حد زمان اجرای اصلاحات نیز تاثیر منفی بر اجرای آن خواهد گذاشت و این توهم را در مخاطبان و مجریان ایجاد خواهد کرد که اصلاحات چندان مهم وضروری نیستند.

 

  3_تعیین اولویت های مرحله ای برنامه اصلاحات اداری

برنامه اصلاحات اداری معمولا برای یک دوره پنج الی دهساله و در یک محدوده وقلمرو خاص مطرح می شود. در دوره اجرا ، لازم است در هر مرحله بخشی از اجزای برنامه اصلاحات به عنوان اولویت های مرحله ای (مقطعی )تعیین شوند ومیزان پیگیری وتلاش در جهت تحقق آنها افزایش یابد . پاسخ به این که مقررات زدائی باید از تقدم لازم برخوردار باشد یا تمرکز زدائی ، همیشه آسان نیست . مدیران مسوول برنامه اصلاحات باید با توجه به وضعیت راهبردی نظام اداری و فرصتی که برای اجرای اصلاحات در اختیار دارند ، این اولویت گذاری را انجام دهند و شاید این امر ، یکی از حساس ترین و اساسی ترین مراحل در برنامه ریزی اصلاحات اداری باشد . یک انتخاب درست در تشخیص اولویت برنامه های قابل اجرا ، می تواند اجرای مراحل بعدی را تسهیل کند و به تداوم بخش های دیگر برنامه اصلاحات کمک کند . شروع همزمان چند پروژه ، منابع موجود را تقسیم می کند و تاثیر گذاری آنها را کاهش می دهد و در گیر شدن همزمان در چند پروژه مهم به مصلحت برنامه اصلاحات نیست.

 

  4_روشن بودن اهداف وراهبردهای کلی و جزئی (کلان وخرد ) و سازگار بودن آنها

وجود هر گونه ابهام در اهداف و راهبردهای کلی و جزئی میزان موفقیت برنامه اصلاحات را کاهش می دهدونظارت بر عملکرد آن را غیر ممکن میکند . متقابلاٌ وضوح اهداف و راهبردها آنها را قابل اندازه کیری ومیزان تحقق آنها را به روشنی نمایان میکند . همچنین ناسازکاری بین اهداف و راهبردها موجب بروزاختلاف بین مجریان ، هدر رفتن منابع وامکانات ( به دلیل تاثیرات خنثی کننده اقدامات بریکدیگر)، سر در گمی مجریان و کاهش میزان تعهد آنها در اجرای برنامه اصلاحات ودر نهایت تردید و بی اعتمادی مدیران عالی و خدمات گیرندگان (مردم و ارباب رجوع ) می شود ، و مجریان صرفا به اجرای آن بخش از برنامه می پردازند که عملی تر باشد. لذا تقسیم اهداف کلی به اهداف جزئی کمیت پذیر وقابل ارزیابی به نحوی که از تجمیع آنها بتوان تحقق هدف کلی را مورد ارزیابی قرار داد از اقداماتی است که مجریان برنامه اصلاحات باید مورد توجه جدی قرار دهند.

5_میزان مشارکت کارکنان و ذینفعان در اجرای برنامه اصلاحات

موفقیت فرایند اصلاحات اداری مستلزم این است که مدیران برنامه ، سازو کارهای مشارکت کارکنان و ذینفعان را در اجرای آن پیش بینی کنند . این مشارکت باید از درک وضعیت موجود و ضرورتهای اصلاحات شروع شود و تا فعالیت و تلاش توام با تعهد و دلسوزی یرای تحقق اهداف برنامه گسترش یابد . علاوه بر کارکنان و ذینففعان ، نهادهای جامعه مدنی و بخش خصوصی نیز بایدبا درک مشکلات در فعالیت های اصلاح وضع موجود مشارکت کنند ولی به طور قطع شروع کار از طریق کارکنان خواهد بود و این که آنان مسایل را درک ، پیامدهای منفی را شناسایی و برای ارایه راه حل های مناسب مشارکت کنند ، احتمال موفقیت برنامه اصلاحات را افزایش میدهد ،تفاهم و همکاری برای اجرای برنامه را ترغیب میکند و از مقاومت های کند کننده جریان اصلاحات می کاهد . تحقیقات دانشگاهی متعددی این فرضیه را تایید می کند که " ایجاد سازو کارهای مشارکت یک عامل مهم و کلیدی است که روی موفقیت برنامه تغییر سازمانی تاثیر می کذارد ."

6_ منابع مورد نیاز اصلاحات

موفقیت اجرای برنامه اصلاحات اداری با میزان نیاز آن به منابعی مانند بودجه ،تجهیزات ،دانش فنی و نیروی انسانی نسبت معکوس دارد . به این معنی که هر چه عملیات اجرایی برنامه اصلاحات به این گونه منابع نیازمندتر باشد احتمال اجرا و موفقیت آن کاهش می یابد . بنابراین برای موفقیت در اجرای برنامه اصلاحات باید وابستکی آن به منابع مورد نیاز کاهش یابد برای تامین منابع از طرقی غیر از بودجه عمومی پیش بینی لازم به عمل آید .

در بعضی از کشورها اجرای برنامه اصلاحات برمبنای صرفه جویی و یا حداقل استفاده از منابع پیش بینی و یا بر مشارکت بخش خصوصی تکیه شده است ولی آنچه مهم است این که برنامه اصلاحات در نهایت به صرفه جویی درهزینه ها و افزایش درآمد ملی منجر شود که در این صورت منابع صرف شده جبران خواهدشد.

7_ارزیابی عملکرد برنامه اصلاحات به منظور بازنکری و تصحیح برنامه

کنترل و ارزبابی مستمر عملکرد برنامه اصلاحات با دوهدف صورت میگیرد :

الف - بررسی میزان تحقق اهداف.

ب - جلوکیری از خطاهای برنامه ریزی و انجام اصلاحات ضروری در برنامه .

اصلاح نظام اداری مستلزم تعیین شاخص های کیفی و کمی قابل اندازه کیری برای تعیین نتایج خدمات و فعالیتهای انجام کرفته می باشد . این شاخص ها میتوانند موارد زیر را اندازه کیری کنند :

_ تعداد افرادی که در یک سازمان معین خدمت دریافت می کنند. _

متوسط زمانی که مردم برای حل مسایل فردی خود در محل ادارات دولتی مصرف می کنند . _ میزان رضایت مردم از نحوه و میزان خدماتی که از ادارات دولتی دریافت می کنند .

_ میزان کارایی و اثر بخشی سیستم ها و روش های جایکزین در مقایسه با عملکرد سابق .

برنامه اصلاحات اداری باید بطور مستقیم و به دنبال بهینه سازی این شاخص ها باشد و جهت گیری خود را متناسب با الزامات این امر( بهینه سازی) اصلاح کند .

 

 

8_ ترویج موفقیت های حاصل از اجرای برنامه اصلاحات (ارایه الکوها و تجربه های موفق)

هر چه تجربه های موفق در یک برنامه اصلاحی بیشتر باشد و هر چه بیشتر این تجربه ها به مجریان انتقال یابد ، احتمال موفقیت بقیه بخش های برنامه ویا تکرار این موفقیت ها در مراحل دیگر افزایش خواهد یافت ومقاومت در مقابل اصلاحات را در اجرا کاهش خواهد داد .

بنابراین امر الگو سازی و ترویج نمونه های موفق باید مورد توجه قرار گیرد.

9_وجود یک سندملی(قانون یا برنامه مصوب) وسازمان اجرایی مناسب برای اصلاحات در بخش دولتی

وجود یک سند ملی به صورت یک " قانون اصلاح بخش عمومی "و یا " سند راهبردی اصلاحات اداری" ویا هر سند مشابهی ، می تواند تداوم واستمرار اصلاحات در بخش دولتی را تضمین و خطوط کلی ،سیاست ها ، راهبردها و برنامه های اجرایی را به وضوح تعیین کند. در کنار این سند ، وجود یک سازمان اجرایی مناسب که از جایگاه قانونی لازم واختیار مناسب برای اجرای برنامه اصلاحات بر خوردار باشد یک ضرورت اجتناب ناپذیر است .

چنین سازمانی ، باید زیر نظر بالاترین مقام اجرایی کشور فعالیت و با بهره کیری از موقعیت و اختیارات او ،امر اصلاحات اداری را با اقتدار هدایت کند . حدود اختیارات این سازمان که از اختیارات عالی ترین مقام اجرایی کشور نشات می گیرد به کونه ای خواهد بود که شرایط لازم برای تدوین برنامه مناسب اصلاحات اداری و اجرای موفقیت آ میز آن را تضمین کند .

10_ حمایت مدیریت عالی کشور از برنامه اصلاحات و عزم جدی برای تححق آن

پیشبرد برنامه اصلاحات با مقاومت های طبیعی و مشکلاتی که پیش روی آن هست نیازمند حمایت عالی ترین سطوح مدیریتی کشور است . این حمایت که از سوی سطوح عالی تصمیم کیری (رهبری ، ریاست جمهوری ، دولت و مجلس شورای اسلامی ) نسبت به برنامه اعمال می شود ،سطوح اجرایی را در پیکیری تحقق برنامه اصلاحات دلکرم و امیدوار می کند ، مقاومت های موجود را کاهش می دهد و بعضی حمایت های جانبی دیگر را در اجرای برنامه اصلاحات بسیج می کند . توجیه مدیریت عالی کشور در مورد کارآمد بودن برنامه اصلاحات ونتیجه بخش بودن آن ، عامل موثری در جلب حمایت وپشتیبانی از اجرای برنامه می باشد و باید با ظرافت ، دقت واهتمام خاص ، تا ایجاد عزم ملی و قصد جدی برای تحقق آن پی گیری شود .

 

موفق و پیروز باشید.

نوشته شده در دوشنبه ٢٧ امرداد ۱۳۸٢ساعت ۱٠:٥٢ ‎ق.ظ توسط دکتر داود کیا کجوری نظرات () |